Eens in de zoveel jaar veranderen je behoeften als ondernemer. Ook als het gaat om urenregistratiesoftware. Ron de Langen, salesmanager bij Qics, vertelt in dit blog hoe je een nieuw pakket selecteert.
Klaar voor verandering
Je werkt nog met verouderde on-premise urenregistratiesoftware en bent klaar om de overstap te maken naar de cloud. Of je businessmodel is veranderd en je software sluit niet meer aan bij je wensen. Misschien ben je op zoek naar een oplossing die je meer inzicht geeft in planning, voortgang en resultaten. Hoe het ook zij, je bent klaar voor een verandering. Maar wat wil je dan precies anders, beter, efficiënter? Waar moet de software aan voldoen? Wat zijn echte showstoppers en wat zijn zogenaamde nice-to-haves? Om een goede keuze te kunnen maken, is het belangrijk een pakketselectievragenlijst – ofwel een request for information (RFI) – te gebruiken.
Wat zijn de voordelen van een RFI?
Het opstellen van zo’n RFI is een hele klus. Vaak gaat het om tientallen vragen die je beantwoord wilt hebben. Tegelijkertijd brengt het vier belangrijke voordelen met zich mee:
1 Het maakt duidelijk wat je wil
Een RFI dwingt je vooraf na te denken over wat je belangrijk vindt. Welke functionaliteiten heb je minimaal nodig? Welke functionaliteiten staan hoog op je wensenlijstje en welke zijn leuke extra’s? Door daar vooraf over na te denken, maak je voor jezelf en voor je toekomstige leverancier duidelijk waar je precies naar op zoek bent.
2 Het maakt vergelijken makkelijker
Door dezelfde vragenlijst aan meerdere leveranciers voor te leggen, kun je leveranciers eenvoudiger vergelijken. Als je elke vraag een zekere waardering meegeeft, zie je in één oogopslag welke leveranciers het beste scoren. De bovenste twee of drie kun je uitnodigen voor een demo, de anderen vallen af.
3 Het bespaart tijd
Soms weet een leverancier bij het zien van jouw RFI direct al dat hij of zij daar geen invulling aan kan geven. Dat is jammer, maar kan gebeuren. Het schept in elk geval helderheid, en bespaart jou – en de leverancier – tijd.
4 Het geeft inzicht in wat je wilt zien
Een RFI geeft jou – en je potentiële leverancier – ook heldere handvatten voor een demonstratie. Het zegt iets over wat jij belangrijk vindt, en wat je dus minimaal helder wilt krijgen tijdens een demo.
Download onze basis-RFI
Het maken van een RFI kost tijd. Zo simpel is het. We helpen je graag een handje. Wij hebben alle RFI’s die wij de afgelopen jaren hebben gekregen op een grote virtuele hoop gegooid en daar hebben we de belangrijkste thema’s uit gedestilleerd. Zo hebben we een basis-RFI gecreëerd die je op weg helpt. Op deze manier krijg je heel veel vragen in de schoot geworpen en weet je zeker dat je geen belangrijke zaken vergeet. Interesse? Download dan onze basis-RFI.